Comptabilité de la copropriété

À jour en Février 2018

Écrit par les experts Ooreka

Les règles comptables de la copropriété s'appliquent à la comptabilité du syndicat des copropriétaires et non à celle du syndic.

Tenue de la comptabilité de la copropriété

Une comptabilité d'engagement

La comptabilité de la copropriété est tenue par le syndic.

Depuis le 1er janvier 2007, la copropriété doit adopter une comptabilité d'engagement, c'est-à-dire une comptabilité dite « en partie double ».

Toute opération comptable s'enregistre par une écriture en deux temps :

  • au débit d'un compte ;
  • au crédit d'un autre compte.

Le montant du débit doit être égal au montant du crédit.

Les charges et les produits sont enregistrés dès leur engagement, indépendamment de leur encaissement ou de leur décaissement.

Une distinction doit être faite entre :

  • charges et produits pour opérations courantes ;
  • charges et produits pour travaux et opérations exceptionnelles.

La liste des comptes

Le syndic doit tenir une liste des comptes numérotés et classés selon une nomenclature obligatoire.

Les comptes se divisent en 5 classes :

  • Classe 1 : provisions, avances, subventions, emprunts ;
  • Classe 4 : copropriétaires et tiers ;
  • Classe 5 : comptes financiers ;
  • Classe 6 : comptes de charges ;
  • Classe 7 : comptes de produits.

Si la nomenclature comptable ne lui permet pas d'enregistrer distinctement toutes les opérations, le syndic peut créer des sous-comptes, obligatoirement rattachés au compte dont ils dépendent.

Les écritures comptables

Elles comportent des mentions obligatoires :

  • libellé ;
  • date et numéro de facture ;
  • date et référence du paiement ;
  • période de l'appel de fonds ;
  • objet de l'appel de fonds.

Les opérations sont enregistrées TTC, mais il est recommandé de faire apparaître le taux et le montant de la TVA.

Les documents comptables

Ils sont tenus par le syndic et doivent contenir :

  • le livre journal qui enregistre chronologiquement les opérations ;
  • le grand livre des comptes du syndicat qui contient l'ensemble des comptes de la nomenclature comptable ;
  • la balance des comptes qui présente de manière exhaustive l'ensemble des comptes.

Présentation des comptes

L'exercice comptable est d'une durée de 12 mois. Les comptes sont arrêtés à la date de clôture de l'exercice.

Les comptes du syndicat des copropriétaires sont soumis à l'assemblée générale pour approbation au moins une fois par an, dans un délai de 6 mois à compter de la clôture de l'exercice.

Une présentation des comptes en 5 tableaux est obligatoire :

  • Annexe 1 : État financier après répartition à la clôture de l'exercice.
  • Annexe 2 : Compte de gestion générale et budget prévisionnel.
  • Annexe 3 : Compte de gestion pour opérations courantes de l'exercice clos et du budget prévisionnel de l'exercice.
  • Annexe 4 : Compte de gestion pour travaux et opérations exceptionnels.
  • Annexe 5 : État des travaux et opérations exceptionnels non clôturés à la fin de l'exercice.

Bon à savoir : les règles comptables sont allégées pour les petites copropriétés, de moins de 10 lots et un budget prévisionnel inférieur à 15 000 €. Elles ne sont pas soumises à la comptabilité en partie double, mais doivent établir un budget prévisionnel.

Compte de la copropriété

Depuis le 26 mars 2015, chaque syndicat de copropriété doit ouvrir un compte bancaire séparé à son nom.

Les syndicats de copropriétaire de maximum 15 lots peuvent toutefois déroger à la règle. Mais le compte unique doit alors faire apparaître un sous-compte dans lequel apparaissent les versements et les prélèvements afférents à chaque syndicat.

Dans tous les cas, les sommes versées au titre du fonds de travaux doivent faire l'objet d'un compte bancaire séparé. Celui-ci est obligatoire à compter de 2017 et remplace la réserve spéciale pour travaux futurs non encore votés.

Bon à savoir : les sommes versées sur le fonds de travaux appartiennent au syndicat de copropriétaires et ne sont pas remboursées au vendeur en cas de vente d'un lot.

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