Modèle de lettre :Convocation de l’assemblée générale des copropriétaires

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en janvier 2022

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MAJ en
janvier 2022

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Sommaire

À quoi sert ce modèle de courrier ?

L'assemblée générale doit être convoquée au moins une fois par an et toutes les fois que cela est nécessaire, par le syndic de copropriété de sa propre initiative ou sur demande du conseil syndical ou d'au moins un copropriétaire qui représente au minimum 1/4 des voix de l'ensemble des copropriétaires, sauf disposition contraire du règlement de copropriété.

Notez que dans les « petites copropriété » (5 lots au plus), les décisions (sauf celles relatives au vote du budget prévisionnel et à l'approbation des comptes), peuvent être prises à l'unanimité des voix des copropriétaires à l'occasion d'une consultation écrite, ou lors d'une réunion, sans qu'il y ait lieu de convoquer une assemblée générale (article 41-12 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, tel qu'issu de de l'ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 portant réforme du droit de la copropriété).

À noter : dès lors qu'il a voté en faveur de certaines décisions, un copropriétaire ne peut pas demander l'annulation d'une assemblée générale au motif de l'irrégularité de sa convocation. La demande d'annulation ne serait valable que s'il avait décidé de ne pas participer à l'assemblée générale ou de marquer son refus par un vote contraire à l'encontre de toutes les résolutions votées au cours de l'assemblée générale (Cass. 3e civ., 14 mars 2019, n° 18-10.379).

Bon à savoir : en cas de décès d'un copropriétaire, les convocations et les procès-verbaux des assemblées générales doivent être envoyés par le syndic au domicile du défunt tant que le transfert de propriété ne lui a pas été notifié. Après notification, ces documents doivent être envoyés non plus à l'adresse du défunt mais aux héritiers, faute de quoi ces derniers peuvent faire annuler l'assemblée générale.

Notice : Convocation de l’assemblée générale des copropriétaires

La convocation doit être envoyée au moins 21 jours avant la réunion, sauf cas d'urgence. Elle doit être écrite et doit mentionner le lieu, la date, l'heure de la réunion, et l'ordre du jour prévu par le syndic de copropriété, en précisant l'ensemble des questions soumises à la délibération de l'assemblée générale.

Bon à savoir :

  • Suite au décret n° 2015-1325 du 21 octobre 2015, la convocation peut être envoyée par voie électronique aux copropriétaires qui le souhaitent.
  • L'article 17-1 A de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 (créé par la loi Élan n° 2018-1021 du 23 novembre 2018) permet la participation des copropriétaires à l'assemblée générale par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification. Ils doivent en informer le syndic par tout moyen et trois jours au plus tard avant la réunion de l'assemblée générale.
  • Face à la crise sanitaire, l'ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 a posé à compter du 1er juin 2020 plusieurs règles dérogatoires, et notamment :
    • la possibilité pour le syndic de prévoir que les copropriétaires ne participent pas à l'assemblée générale par présence ;
    • la possibilité pour un mandataire de recevoir plus de trois délégations de vote, à condition que le total des voix dont il dispose lui-même et celles de ses mandants n'excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires ;
    • la possibilité, pour le syndic, de décider des moyens et supports techniques permettant à l'ensemble des copropriétaires de participer à l'assemblée générale par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique.

Ces dispositions ont été prorogées d'abord jusqu'au 1er avril 2021, puis jusqu'à un mois après la fin de l'état d'urgence sanitaire (ordonnance n° 2021-142 du 10 février 2021).

  • Le modèle de formulaire de vote par correspondance à joindre à la convocation a été fixé par arrêté du 2 juillet 2020.
  • Depuis le 29 juin 2019, le syndic doit afficher la date de la prochaine assemblée générale ainsi que la possibilité qui est offerte aux copropriétaires de demander l'inscription de questions à l'ordre du jour (décret n° 2019-650 du 27 juin 2019).

Modèle de lettre

[Nom & prénom]

[Adresse]

[Syndic de copropriété]

[Adresse]

Le [date]

Lettre recommandée avec AR

Objet : Lettre de convocation de l'assemblée générale des copropriétaires

Madame, Monsieur,

Membre du conseil syndical de l'immeuble situé à [adresse] nous vous informons que la dernière assemblée générale a lieu il y a plus d'an.

À ce titre, et représentant plus du quart des voix de tous les copropriétaires, nous vous demandons de bien vouloir mettre en place une assemblée générale le [date] à [heure] à [lieu].

Cette assemblée aura pour ordre du jour les questions suivantes : [énoncé des points à mettre à l'ordre du jour].

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes respectueuses salutations.

[Signature]

Convocation de l'assemblée générale des copropriétaires en PDF

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