Organiser une assemblée générale de copropriétaires

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en décembre 2018

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Organiser une assemblée générale de copropriétaires

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L'assemblée générale du syndicat des copropriétaires vote les décisions relatives à la gestion des parties communes, aucune initiative ne peut être prise par le syndic, même dans les plus petites copropriétés.

Le déroulement d'une réunion se fait selon un protocole simple et imposé par la loi :

  1. Convocation des copropriétaires.
  2. Remplissage d'une feuille de présence.
  3. Élection du président de séance.
  4. Vote.
  5. Établissement du procès verbal.

Voici comment organiser une assemblée générale des copropriétaires.

1. Trouvez le lieu de réunion

Il doit s'agir d'un local, certes suffisamment grand pour accueillir tous les protagonistes, mais également suffisamment accessible afin que tous les copropriétaires puissent s'y rendre.

De plus, la date et l'heure doivent être étudiées avec soin afin de permettre le plus grand taux de présence possible.

Effectivement, certains votes comme la majorité absolue et l'unanimité ne peuvent pas donner lieu à une prise de décision en cas d'absences de votants.

2. Convoquez les participants

C'est au syndic de copropriétaires que revient la tâche de convoquer les protagonistes, soit de sa propre initiative, soit à la demande :

  • du président du conseil syndical ;
  • du quart des copropriétaires.

3. Envoyez les convocations

Le syndic doit convoquer chaque propriétaire 21 jours minimum avant le début de la réunion en utilisant une ou plusieurs de ces méthodes :

  • par lettre recommandée avec accusée de réception ;
  • par fax avec récépissé ;
  • par remise en main propre avec reçu ;
  • par voie électronique.

4. Assurez-vous du remplissage de la feuille de présence

La feuille de présence est tenue par le secrétaire de la séance (en général le syndic) et doit être remplie par les copropriétaires.

Des informations obligatoires doivent apparaître :

  • nom et adresses des copropriétaires ;
  • nombre de voix de chacun.
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En cas de retard ou de départ anticipé, la feuille de présence doit mentionner l'heure d'arrivée des retardataires ainsi que l'heure de départ de ceux qui quittent la séance avant la fin.

Une fois la feuille de présence remplie, on procède au comptage du nombre de voix présentes, afin de déterminer la base du vote.

5. Ordre de déroulement de la séance

Une fois la feuille de présence remplie, la réunion peut commencer, dans l'ordre suivant :

  1. Élection du président de séance : les copropriétaires élisent un président de séance à la majorité simple. Le président de séance ne peut pas être un représentant du syndic.
  2. Énoncé des sujets : le président énonce les sujets discutés, chacun a le droit de poser des questions et de suggérer des solutions.
  3. Vote des décisions : les décisions sont votées à l'aide de scrutins déterminés par la loi. En l'absence de précision légale, on utilise la majorité simple.
  4. Établissement du procès-verbal : le syndic rédige un procès-verbal de séance, sur lequel il précise :
    • les décisions votées ;
    • le nombre de voix pour et contre ;
    • le nom des opposants à une décision, si ces derniers le demandent.

Le président de séance signe le procès-verbal et le syndic doit l'afficher dans les parties communes.

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