Organiser une assemblée générale de copropriétaires

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en octobre 2021

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Organiser une assemblée générale de copropriétaires

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L'assemblée générale du syndicat des copropriétaires vote les décisions relatives à la gestion des parties communes, aucune initiative ne peut être prise par le syndic, même dans les plus petites copropriétés. Néanmoins, depuis le 1er juin 2020, dans les petites copropriétés (5 lots au plus), les décisions (sauf celles relatives au vote du budget prévisionnel et à l'approbation des comptes) peuvent être prises à l'unanimité des voix des copropriétaires à l'occasion d'une consultation écrite, ou lors d’une réunion, sans qu'il y ait lieu de convoquer une assemblée générale (article 41-12 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, tel qu'issu de de l'ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 portant réforme du droit de la copropriété).

Le déroulement d'une réunion se fait selon un protocole simple et imposé par la loi :

  1. Convocation des copropriétaires.
  2. Remplissage d'une feuille de présence.
  3. Élection du président de séance.
  4. Vote.
  5. Établissement du procès verbal.

Voici comment organiser une assemblée générale des copropriétaires.

1. Trouvez le lieu de réunion

Il doit s'agir d'un local, certes suffisamment grand pour accueillir tous les protagonistes, mais également suffisamment accessible afin que tous les copropriétaires puissent s'y rendre.

De plus, la date et l'heure doivent être étudiées avec soin afin de permettre le plus grand taux de présence possible.

Effectivement, certains votes comme la majorité absolue et l'unanimité ne peuvent pas donner lieu à une prise de décision en cas d'absences de votants.

2. Convoquez les participants

C'est au syndic de copropriétaires que revient la tâche de convoquer les protagonistes, soit de sa propre initiative, soit à la demande :

  • du président du conseil syndical ;
  • du quart des copropriétaires.

En cas de décès d’un copropriétaire, les convocations et les procès-verbaux des assemblées générales doivent être envoyés par le syndic au domicile du défunt tant que le transfert de propriété ne lui a pas été notifié. Après notification, ces documents doivent être envoyés non plus à l’adresse du défunt mais aux héritiers, faute de quoi ces derniers peuvent faire annuler l’assemblée générale.

3. Envoyez les convocations

Le syndic doit convoquer chaque propriétaire 21 jours minimum avant le début de la réunion en utilisant une ou plusieurs de ces méthodes :

  • par lettre recommandée avec accusé de réception ;
  • par fax avec récépissé ;
  • par remise en main propre avec reçu ;
  • par voie électronique.

4. Assurez-vous du remplissage de la feuille de présence

La feuille de présence est tenue par le secrétaire de la séance (en général le syndic) et doit être remplie par les copropriétaires.

Des informations obligatoires doivent apparaître :

  • nom et adresses des copropriétaires ;
  • nombre de voix de chacun.

Face à la crise sanitaire, l'ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 a posé, à compter du 1er juin 2020, plusieurs règles dérogatoires, et notamment :

  • la possibilité pour le syndic de prévoir que les copropriétaires ne participent pas à l’assemblée générale par présence ;
  • la possibilité pour un mandataire de recevoir plus de trois délégations de vote, à condition que le total des voix dont il dispose lui-même et celles de ses mandants n’excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires ;
  • la possibilité, pour le syndic, de décider des moyens et supports techniques permettant à l’ensemble des copropriétaires de participer à l’assemblée générale par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique.

Ces dispositions ont été prorogées d'abord jusqu'au 1er avril 2021, puis jusqu'à un mois après la fin de l’état d’urgence sanitaire (ordonnance n° 2021-142 du 10 février 2021).

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En cas de retard ou de départ anticipé, la feuille de présence doit mentionner l'heure d'arrivée des retardataires ainsi que l'heure de départ de ceux qui quittent la séance avant la fin.

Une fois la feuille de présence remplie, on procède au comptage du nombre de voix présentes, afin de déterminer la base du vote.

5. Ordre de déroulement de la séance

Une fois la feuille de présence remplie, la réunion peut commencer, dans l'ordre suivant :

  1. Élection du président de séance : les copropriétaires élisent un président de séance à la majorité simple. Le président de séance ne peut pas être un représentant du syndic.
  2. Énoncé des sujets : le président énonce les sujets discutés, chacun a le droit de poser des questions et de suggérer des solutions.
  3. Vote des décisions : les décisions sont votées à l'aide de scrutins déterminés par la loi. En l'absence de précision légale, on utilise la majorité simple.
  4. Établissement du procès-verbal : le syndic rédige un procès-verbal de séance, sur lequel il précise :
    • les décisions votées ;
    • le nombre de voix pour et contre ;
    • le nom des opposants à une décision, si ces derniers le demandent.

Le président de séance signe le procès-verbal et le syndic doit l'afficher dans les parties communes.

Le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 prévoit que le syndic doit notamment mettre à disposition de l’ensemble des copropriétaires dans un espace en ligne sécurisé les procès-verbaux des 3 dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées.

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